اولین گام برای ثبت شرکت چیست؟

انتخاب نام و اخذ مجوزهای لازم.

آیا برای ثبت هر شرکتی نیاز به مجوز است؟

نه، تنها برخی شرکتها مجوز نیاز دارند.

فرآیند ثبت الکترونیکی چیست؟

ثبت به صورت آنلاین برای کاهش مراجعات حضوری انجام میشود.

ثبت شرکت تجاری در ایران در سال 1404 چگونه است؟

الف – لزوم تعیین نام شرکت و اخذ مجوز قبل از ثبت

برای تأسیس هر نوع شرکت تجاری ابتدا لازم است به قسمت تعیین نام در واحدهای ثبت شرکت های مراکز استانها مراجعه شود و نام مناسب و منطبق با ضوابط و مقرراتی که قبلاً گفته شد برای شرکت تعیین گردد.

همچنین اگر موضوع شرکت نیاز به اخذ مجوز داشته باشد، مجوز مربوط از مراجع ذیصلاح اخذ گردد. ماده ۹۲ قانون برنامه پنج ساله پنجم توسعه مصوب ۱۳۹۰ در صدد شفاف سازی و کاهش موارد اخذ مجوز غیر ضروری بوده است.

با توجه به این ماده و قواعد عام می توان گفت که اصولاً ثبت شرکت تجاری نیاز به اخذ مجوز ندارد، مگر این که قانون خاصی تصریح کرده باشد.

وانگهی، باید توجه داشت که در مواردی ممکن است ثبت، نیاز به اخذ مجوز نداشته باشد، اما شروع فعالیت نیازمند کسب اجازه مراجع ذیربط باشد.

در عمل بسیاری از دستگاه های اجرایی، اعطای پروانه فعالیت را منوط به ثبت نزد مرجع ثبت شرکت ها می دانند و بطور کلی مجوزی مبنی بر ثبت صادر نمی نمایند و وظیفه خود را در نظارت بعد از ثبت می دانند.

در این گونه موارد مرجع ثبت شرکت ها بهتر است در آگهی های تأسیس و تغییرات شرکتها از عباراتی مانند: «ثبت موضوع فعالیت مذکور به منزله اخذ و صدور پروانه فعالیت نمی باشد» یا «پس از اخذ مجوزهای لازم از مراجع ذیربط»، استفاده نماید.

با این همه، امروزه در موارد زیادی به تناسب موضوع شرکت بر اساس قوانین خاص چنین مجوزی مورد نیاز است؛ برای مثال، برای ثبت شرکت با موضوع بیمه مجوز بیمه مرکزی ایران، شرکت های با موضوع پست از شرکت پست جمهوری اسلامی ایران، شرکت های مشمول قانون نظام صنفی از اتحادیه مربوط، شرکت های تعاونی از وزارت تعاون کار و رفاه اجتماعی، شرکت های پولی و اعتباری از بانک مرکزی جمهوری اسلامی ایران، شرکت های دانش بنیان از وزارت علوم، تحقیقات و فناوری اطلاعات، شرکتهای تعاونی اعتباری از هر دو مرجع دفتر تعاونی های وزارت تعاون و کار و رفاه اجتماعی و بانک مرکزی، شرکت های حفاظتی و مراقبتی از ناجا و …

ب – ثبت الکترونیکی

در اجرای تکالیف قانونی بند «ب» ماده ۱۲ قانون ارتقاء سلامت نظام اداری و مقابله با فساد و بند ۳ ماده ۳۷ قانون مدیریت خدمات کشوری و ماده 48 قانون برنامه پنجم توسعه با هدف حذف مراجعات حضوری متقاضیان خدمت و ارائه خدمات به نحو الکترونیک، فرآیند ثبت تأسیس و تغییرات شرکت ها و موسسات غیر تجاری به صورت الکترونیکی و طبق بخشنامه مربوط انجام خواهد شد.

ج – اعلامی بودن عملکرد اداره ثبت شرکت ها

باید توجه داشت که مرجع ثبت شرکت ها، در صورت پی بردن به اشتباه خود در ثبت شرکت رأساً نمی تواند اقدامات انجام شده را لغو نماید؛ این تنها افراد ذینفع هستند که می توانند از دادگاه صالح این تقاضا را بکنند و با ارایه مدارک لازم اقدامات انجام شده را از اعتبار اندازند.

به دیگر سخن، هر چند آگهی های مربوط به تأسیس شرکت و تغییرات شرکت ها که از طرف مرجع ثبت شرکت ها صادر می شود، مشمول تعریف مادة ۱۲۸۷ قانون مدنی از سند رسمی است،

اما باید توجه داشت که غالب اسناد رسمی حاوی دو بخش جداگانه است:

۱- احراز و ثبت وقایعی که نزد مأمور رخ داده است؛

۲- اعلام اشخاص عادی به مأمور رسمی اعلامی که مأمور رسمی درباره وقایع مادی و به ویژه اجرای تشریفاتی که او بر عهده دارد، در سند می کند؛ مانند تصدیق به امضای سند قرار داد و حضور آنان، قرائت و تفهیم مفاد سند، احراز هویت شاهدان و معرفان و تاریخ سند که به وسیله او احراز یا با نظارت او انجام پذیرفته است.

از اعتبار ویژه ای برخوردار است که تعبیر به امارۂ صحت شده است؛ اماره ای که به راحتی خلاف آن را نمی توان اثبات کرد و باید برای این کار ادعای جعل نمود.

آنچه از سوی اشخاص به مأمور اظهار می شود و او نظارتی بر وقوع آن ندارد، تنها از این جهت رسمیت دارد که به همان گونه که اعلام شده است.

مأمور رسمی منعکس کننده اظهاری است که امضاء کننده کرده و به همین اعتبار در سند آمده است؛ پس، اگر ادعای بر خلاف آن عنوان شود، این ادعا به معنی دروغگویی و تزویر و اشتباه به مأمور رسمی نیست تا ضرورتی به ادعای جعل باشد.

مدعی، منکر اظهار اعلام کننده به مأمور نیست؛ مدعی اشتباه یا تزویر اعلام کننده و نادرستی اظهار اوست و کافی است بتواند آن را ثابت کند. حقوقدانان فرانسوی این تفکیک را چنان طبیعی و سازگار با منطق یافته اند که هیچ تردیدی در پذیرش آن ندارند.

اقدامات واحدهای ثبت شرکت ها نیز شامل دو بخش فوق است؛ برای مثال، وقتی که نماینده مجمع عمومی مؤسسین شرکت برای امضای دفتر به ثبت شرکتها مراجعه می کند و مأمور ثبت شرکت ها پس از احراز هویت وی از او در دفتر امضاء می گیرد، می توان گفت که مامور ثبت شرکت ها واقعه ای را احراز و ثبت می کند. اما، در بیشتر موارد، کار مأمور ثبت شرکت ها اعلام اظهارات افراد است.

اعلامات افراد در اظهارنامه ثبت شرکت، صورتجلسات، اساسنامه و امضاهای زیر این اسناد از این قبیل است. در این گونه موارد چون مأمور ثبت شرکت ها واقعه ای را احراز نمی کند، ذینفع می تواند با ارایه دلایل خلاف آنچه را که به مأمور ثبت شرکت ها اعلام شده است، ثابت نماید.

در حقوق فرانسه به موجب ماده ۷-۲۱۰ قانون تجارت، قبل از این که مرجع ثبت شرکت ها نسبت به ثبت شرکت اقدام نماید، دفتر دادگاه صالح صحت تشکیل شرکت را باید برابر قوانین و مقررات راجع به ثبت شرکتها تأیید نماید.

بعد از ثبت نیز اگر در تنظیم اساسنامه یا تشکیل شرکت قوانین و مقررات رعایت نشده باشد، هر ذینفع می تواند اجبار به اصلاح تأسیس شرکت را از محکمه خواستار شود. دادسرا نیز مجاز به انجام همین کار است.

همچنین در موقع اصلاح اساسنامه رعایت مقررات ضروری است. مرور زمان طرح دعوا سه سال از تاریخ ثبت شرکت یا ثبت تغییرات شرکت خواهد بود.

عدم ثبت شرکت تجاری

اگر در ثبت شرکت تعلل شود، مؤسسان و مدیران شرکت مدارک لازم برای معرفی شرکت در دست ندارند و نمی توانند وجود شرکت را رسما تأیید کنند. همچنین، عدم ثبت شرکت علاوه بر جرایمی که در قانون ثبت شرکت ها برای ثبت نکردن شرکت مقرر شده، ممکن است شرکاء را مشمول ماده ۲۲۰ قانون تجارت کند. زیرا در شرکت های ثبت نشده مسئولیت شرکاء نسبت به تعهدات شرکت تضامنی است.

وانگهی، عدم اقدام به موقع ثبت ممکن است بر اساس قواعد مسئولیت مدنی تقصیرتفریط) محسوب شود و برای مؤسسین و اشخاصی که مسئول این امر بوده اند، تکلیف به جبران خسارت در پی داشته باشد؛ برای مثال، طبق تبصره 1 ماده 51قانون اقتصاد بخش تعاون جمهوری اسلامی ایران، اولین هیأت مدیره، پس از اعلام قبولی مکلف است با رعایت تشریفات مقرر نسبت به ثبت تعاونی اقدام نماید. هر گاه هیأت مدیره به این تکلیف عمل نکند و به این جهت خسارتی متوجه داوطلبان عضویت شود، باید خسارات ناشی از کاهلی خود را جبران کنند.

علاوه بر این ماده 195 قانون تجارت مقرر کرده است: «ثبت کلیه شرکت های مذکور در این قانون الزامی و تابع جمیع مقررات قانون ثبت شرکتها است». از این ماده برخی چنین نتیجه گرفته اند که در صورت انجام ندادن این دستور قانونی، شرکت باطل خواهد بود.

با این وجود عده ای با این عقیده موافق نیستند و ضمانت اجرای ثبت نکردن شرکت را بطلان نمی دانند؛ زیرا، ماده مورد اشاره هیچ ضمانت اجرایی برای عدم ثبت مقرر نکرده است و چون ماده مزبور و موارد دیگر قانون تجارت، عدم ثبت را موجب بطلان شرکت معرفی نکرده اند، و بطلان قراردادها نیز امری استثنایی و نیازمند وجود نص است، نمی توان گفت که نتیجه عدم ثبت شرکت در مرجع ثبت شرکت ها، بطلان شرکت است.

قانون ثبت شرکت ها نیز که در ماده 195 قانون تجارت به آن ارجاع شده است، هیچ اشاره ای به این مطلب ندارد که اگر شرکت ثبت نشود، باطل تلقی خواهد شد. در واقع، ماده۲ قانون ثبت شرکت ها مقرر کرده است که شرکت های موضوع قانون تجارت باید به ثبت برسند، اما برای عدم ثبت آنها ضمانت اجرای بطلان قرار نداده است.

قانونگذار در این ماده، دو ضمانت اجراء برای عدم ثبت مقرر کرده است: پرداخت جریمه توسط مدیران شرکت ثبت نشده و انحلال شرکت به حکم دادگاه در صورت درخواست دادستان. در نتیجه، اولا اگر دادستان تقاضای انحلال نکند، شرکت ثبت نشده، موجود تلقی می شود، مشروط بر اینکه مطابق مقررات قانون تجارت تشکیل شده باشد؛ ثانیا در صورتی که دادستان تقاضای انحلال کند، شرکت از تاریخ صدور حکم، منحل تلقی خواهد شد، نه از ابتدای تشکیل.

آنچه بیان شد در مورد شرکت های خارجی نیز صادق است. ماده 3 قانون ثبت شرکت ها مقرر می کند: «… هر شرکت خارجی برای اینکه بتواند به وسیله شعبه یا نماینده به امور تجارتی یا صنعتی یا مالی در ایران مبادرت نماید باید در مملکت اصلی خود، شرکت قانونی شناخته شده و در اداره ثبت اسناد تهران به ثبت رسیده باشد». هرگاه اشخاصی که باید به عنوان نماینده با مدیر شعبه شرکت خارجی، شرکت را به ثبت برسانند به این امر اقدام نکنند، به تقاضای دادستان و به حکم دادگاه به جزای نقدی از پنجاه تومان تا هزار تومان محکوم خواهند شد.

به علاوه دادگاه برای هر روز تأخیر، پس از صدور حکم، متخلف را به تأدیه پنج الی پنجاه تومان محکوم خواهد کرد و هر گاه حکم فوق قطعی شود و تا سه ماه پس از تاریخ ابلاغ آن، تخلف ادامه یابد، دولت از عملیات نماینده یا مدیر شعبه شرکت متخلف جلوگیری خواهد کرد. این مقررات که در ماده ۵ قانون ثبت شرکت ها آمده است، هیچ اشاره ای به این ندارد که شعبه شرکت تشکیل شده، در صورتی که ایجاد شده باشد، محکوم به بطلان است و یا حتی منحل شده تلقی می شود.

در مورد شرکت های سهامی عام، با وجود آن که شرکت قبل از ثبت در مرجع ثبت شرکت ها ایجاد می شود و حتی به نظر عدهای شخصیت حقوقی پیدا می کند، ثبت شرکت در کارکرد آن نقش عمده ای دارد.

به واقع، تا شرکت ثبت نشود، نمی تواند برخی از اعمال حقوقی را انجام دهد: اولا تا وقتی که شرکت به ثبت نرسیده صدور ورقه سهم یا گواهینامه موقت سهم ممنوع است در صورت تخلف امضاء کنندگان مسئول جبران خسارت اشخاص ثالث خواهند بود» ثانیة: «انتشار اوراق قرضه ممکن نیست، مگر وقتی که کلیه سرمایه ثبت شده شرکت تأدیه شده و دو سال تمام از تاریخ ثبت شرکت گذشته و دو ترازنامه آن به تصویب مجمع عمومی رسیده باشد و ثالثة استفاده از وجوه تأدیه شده به نام شرکت های سهامی در شرف تأسیس ممکن نیست، مگر پس از به ثبت رسیدن شرکت.»

در هر حال، اگر شرکت ظرف شش ماه از تاریخ تسلیم اظهارنامه مذکور در ماده 6 این قانون به ثبت نرسد، مؤسسان و پذیره نویسان می توانند به بانکی که پذیره نویسی نزد آن صورت گرفته است مراجعه کنند و تعهدنامه و وجوه پرداختی خود را مسترد دارند. چنین نصی در خصوص سایر شرکتهای تجاری وجود ندارد.

جلوگیری از فعالیت نیز می تواند یکی از ضمانت اجراهای ثبت نکردن شرکت باشد. نهادها و دستگاههای مختلف بر حسب مورد بر فعالیت شرکت ها نظارت دارند و یا این که ثبت شرکت منوط به اخذ مجوز از آنها است.

بدیهی است شرکتی که ثبت نشده چنانچه به فعالیت بپردازد با ممانعت این دستگاه ها روبرو می شود؛ برای مثال، وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی از فعالیت اشخاص و مؤسساتی که به نام شرک تعاونی ثبت نشده باشند، جلوگیری می کند.

بر طبق بندهای ۱ و ۱۸ ماده 16 قانون بخش تعاونی اقتصاد جمهوری اسلامی ایران «نظارت بر حسن اجرای قوانین و مقررات بخش تعاونی و جلوگیری از فعالیت اشخاص حقیقی یا حقوقی که به هر نحو از نام یا عنوان تعاونی سوء استفاده می کنند، بر عهده وزارت مذکور است.

شرکتی که به ثبت نرسیده باشد، نمی تواند هیچ گونه تسهیلات و امتیازی را از دستگاههای دولتی و عمومی دریافت کند یا به عضویت صنف مربوط در آید.

اشخاص ثالث در عمل از معامله با شرکتی که ثبت نشده باشد خودداری می کنند و قبل از انجام هر گونه معامله خواهان اطلاع از شماره ثبت و مجوزهای مربوط هستند.