راهنمای سامانه اداره ثبت شرکتها irsherkat.ssaa.ir

وظایف اداره کل ثبت شرکتها

وظیفه اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیر تجاری در تهران با اداره ثبت شرکت که وابسته به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است می باشد.

لازم به ذکر است تا سال 1386 نام اداره صنعتی» بود ولی طبق ماده 1 اصلاحیه طرح اصلاحی آیین نامه اداره ثبت شرکتها مصوب/ 8612 / 24 نام اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی به دو اداره «اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری» و «اداره کل مالکیت صنعتی تبدیل گردید.

بدین ترتیب این دو اداره از هم جدا و هر کدام دارای وظایف جداگانه‌ای گردیدند که ذیلا به آن اشاره خواهیم کرد.

وظایف اداره کل ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجاری

طبق ماده 2 طرح اصلاحی آیین نامه ثبت شرکت ها اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیر تجاری دارای وظایف زیر خواهد بود:

• انجام امور مراحل ثبت شرکت های تجاری و مؤسسات غیر تجارتی ایرانی حوزه تهران و تغییرات بعدی آن
• ثبت دفتر تجارتی و تغییرات بعدی آن
• پلمپ دفاتر تجارتی و غیر تجارتی حوزه تهران.
• ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت های خارجی در ایران و تغییرات بعدی آن
• ثبت موسسات خارجی در ایران. و تعیین نام شرکت های خارجی و مؤسسات غیر تجارتی در شرف ثبت سراسر کشور

مراحل ثبت شرکت در سامانه ثبت شرکت ها

امروزه با ورود این سامانه، کارآفرینان نیازی ندارند تا به صورت حضوری برای ثبت شرکت یا برند خود یا برای امور مالی اقدام نمایند زیرا به راحتی با سامانه ثبتی و حقوقی تمامی خدمات ثبتی رو می‌توانید انجام دهید.

در ادامه به بررسی کامل تمامی مراحل ثبت شرکت در این سامانه می‌پردازیم؛

1. ورود به سامانه ثبتی

برای شروع فرآیند ثبت شرکت، ابتدا باید وارد سامانه رسمی ثبت شرکت‌ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir شوید.این سامانه تحت نظارت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است و تمامی مراحل ثبتی به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

دقت کنید که وارد سایت اصلی شوید تا از بروز مشکلات احتمالی و سوء استفاده‌های احتمالی جلوگیری شود.

2. ثبت ‌نام یا ورود به حساب کاربری

اگر برای اولین بار می‌خواهید از این سامانه استفاده کنید، باید ابتدا فرم ثبت نام را تکمیل کرده و یک حساب کاربری بسازید. در این مرحله اطلاعات پایه‌ای مثل شماره همراه، ایمیل و یک رمز عبور تعیین می‌کنید.

اگر قبلاً ثبت‌ نام کرده‌اید، کافیست با نام کاربری و رمز عبور خود وارد شوید. در صورت فراموشی رمز عبور، گزینه بازیابی رمز وجود دارد تا بتوانید دسترسی خود را بازیابی کنید.

3. انتخاب نوع درخواست

پس از ورود به حساب کاربری، صفحه‌ای برای شما باز می‌شود که باید نوع درخواست خود را انتخاب کنید. برای ثبت شرکت جدید، گزینه “پذیرش درخواست تاسیس شخصیت حقوقی” را انتخاب کنید.

این گزینه مربوط به ایجاد یک شرکت یا موسسه جدید است و شما را به مراحل بعدی هدایت می‌کند.

4. تکمیل فرم اطلاعات

در این بخش باید اطلاعات دقیق و کامل شرکت را وارد کنید که شامل انتخاب نوع شرکت (مثلاً سهامی خاص، با مسئولیت محدود)، مشخصات اعضای هیئت مدیره و سهامداران، سرمایه اولیه شرکت، آدرس دفتر مرکزی، و موضوع فعالیت شرکت می‌باشد.

دقت داشته باشید که اطلاعات وارد شده باید دقیق و مطابق مدارک رسمی باشد تا از رد شدن درخواست جلوگیری شود.

5. بارگذاری مدارک مورد نیاز

سامانه از شما می‌خواهد مدارک هویتی مانند کپی شناسنامه و کارت ملی اعضا، مدارک حقوقی مثل اساسنامه و شرکت نامه و دیگر مدارک لازم را به صورت فایل اسکن شده آپلود کنید.

قبل از بارگذاری، مدارک را با کیفیت مناسب اسکن کنید و مطمئن شوید تمام اطلاعات خوانا و کامل باشد. برخی مدارک ممکن است نیاز به تاییدیه یا مهر داشته باشند.

6. پرداخت هزینه‌های مربوطه

پس از بارگذاری مدارک، باید هزینه‌های قانونی ثبت شرکت را از طریق درگاه‌های پرداخت الکترونیکی سامانه پرداخت نمایید. این هزینه‌ها بسته به نوع شرکت و میزان سرمایه می‌تواند متفاوت باشد.

سامانه معمولاً هزینه دقیق را محاسبه و نمایش می‌دهد. پرداخت موفق باعث می‌شود روند ثبت شما ادامه پیدا کند.

7. پیگیری وضعیت درخواست

پس از ارسال درخواست و پرداخت هزینه، سامانه یک کد رهگیری به شما اختصاص می‌دهد. این کد را حتماً نگهداری کنید. با استفاده از این کد می‌توانید به صورت آنلاین وضعیت پرونده خود را بررسی کنید و از مراحل مختلف ثبت شرکت مطلع شوید.

در صورت وجود هرگونه نقص یا مشکل، سامانه به شما اطلاع خواهد داد تا نسبت به رفع آن اقدام کنید.

شرایط ثبت شرکت آنلاین در اداره ثبت شرکتها

در شیوه جدید الکترونیکی، انواع فرم صورت جلسات ، اساسنامه و اظهارنامه، جهت ثبت شرکت ها و موسسات و همچنین مدارک لازم و راهنمای جامع ثبت شرکت ها و دستورالعمل در خصوص درخواست تعیین نام و موضوع فعالیت، در پایگاه اطلاع رسانی اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری به نشانی https://sherkat.ssaa.ir قابل دسترسی می باشد. قبل از پذیرش و درخواست ثبت ، باید تمامی مدارک لازم و مشخصات موسسین و مدیران و بازرسان تهیه و برابر راهنمای سایت اقدام گردد.

معرفی بخش‌های کاربردی سامانه ثبت شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری

در قسمت پایین سامانه ثبت شرکت‌ها، سه پیوند کاربردی مشاهده می‌شود که با ورود به هر یک، می‌توانید به اطلاعات و امکانات مختلفی دسترسی پیدا کنید. این سه بخش را در اینجا شرح می‌دهیم؛

1. اداره کل ثبت شرکت‌ها و موسسات غیر تجاری

این اداره، زیرمجموعه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است و مسئولیت ثبت و نظارت بر شرکت‌ها و موسسات غیرتجاری را بر عهده دارد.

از طریق این بخش، متقاضیان می‌توانند درخواست‌های خود را برای ثبت، تغییرات، انحلال و سایر امور ثبتی شرکت‌ها ارسال کنند. همچنین، اطلاعات مربوط به وضعیت ثبت شرکت‌ها و موسسات در این اداره کل قابل دسترسی است.

2. پنجره واحد سازمان امور مالیاتی کشور و اداره کل ثبت شرکتها و موسسات غیر تجاری

این بخش به منظور تسهیل ارتباط و هماهنگی بین سازمان امور مالیاتی کشور و اداره کل ثبت شرکت‌ها طراحی شده است.

از طریق این پنجره واحد، اطلاعات مالیاتی شرکت‌ها به صورت یکپارچه بین دو نهاد تبادل می‌شود تا فرآیندهای مالیاتی سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شوند. این اقدام به کاهش مراجعات حضوری و تسهیل امور مالیاتی کمک می‌کند.

3. شکایات، پیشنهادات و انتقادات شرکت‌های دانش بنیان

شرکت‌های دانش‌بنیان به کسب‌وکارهایی گفته می‌شود که بر پایه فناوری‌های نوین و دانش تخصصی فعالیت می‌کنند و نقش مهمی در توسعه اقتصادی و نوآوری ایفا می‌کنند.

بخش «شکایات، پیشنهادات و انتقادات شرکت‌های دانش‌بنیان» به منظور دریافت و بررسی نظرات، مشکلات و پیشنهادات مرتبط با شرکت‌های دانش‌بنیان راه‌اندازی شده است.

شرکت‌ها می‌توانند از طریق این سامانه، موارد خود را ثبت کرده تا به‌سرعت بررسی و پاسخ داده شود. این فرآیند موجب ارتقاء کیفیت خدمات و بهبود تعاملات با شرکت‌های دانش‌بنیان خواهد شد.

امکانات دیگر سامانه جامع ثبت شرکت‌ها

سامانه جامع ثبت شرکت‌ها علاوه بر امکان ثبت شرکت جدید، خدمات متنوع و کاربردی دیگری نیز ارائه می‌دهد که فرآیندهای مرتبط با شرکت‌ها را تسهیل و سرعت می‌بخشد.

این امکانات به مدیران و صاحبان کسب‌وکارها کمک می‌کند تا به راحتی امور ثبتی و حقوقی خود را پیگیری و انجام دهند.

1. درخواست تغییرات شرکت

از مهمترین امکانات این سامانه می‌توان به درخواست تغییرات شرکت اشاره کرد. کاربران می‌توانند تغییراتی مانند افزایش یا کاهش سرمایه، تغییر اعضای هیئت مدیره، اصلاح موضوع فعالیت و تغییر آدرس شرکت را به صورت آنلاین ثبت و پیگیری کنند.

این قابلیت موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه‌های اداری می‌شود.

2. مشاهده روزنامه رسمی و آگهی‌های مربوط به شرکت ثبتی

سامانه امکان دریافت و مشاهده روزنامه رسمی و آگهی‌های مربوط به شرکت‌ها را فراهم کرده است. از طریق این بخش می‌توان به نسخه الکترونیکی آگهی‌های ثبت، تغییرات و انحلال شرکت‌ها دسترسی داشت که برای مراجعات قانونی و حقوقی اهمیت بالایی دارد.

همچنین، سامانه بخش راهنمای جامع و پرسش‌های متداول دارد که به کاربران در رفع ابهامات کمک می‌کند.

3. استعلام وضعیت ثبت شرکت‌ها

در نهایت، سامانه امکان استعلام وضعیت ثبت شرکت‌ها را نیز فراهم کرده که با وارد کردن نام یا شماره ثبت شرکت، می‌توان از صحت و وضعیت قانونی شرکت مطلع شد. این قابلیت برای بررسی اعتبار شرکا و شرکت‌ها در همکاری‌های تجاری بسیار کاربردی است.

این امکانات متنوع این سامانه باعث شده فرآیندهای ثبتی شرکت‌ها به شکل کاملاً دیجیتال و بدون نیاز به مراجعه حضوری انجام شود و کارآفرینان تجربه‌ای آسان و امن داشته باشند.

4. پذیرش اظهارنامه اطلاعات عمومی شخصیت حقوقی

پذیرش اظهارنامه اطلاعات عمومی شخصیت حقوقی یکی از مراحل مهم ثبت و به‌روزرسانی اطلاعات شرکت‌ها است که در سامانه ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود.

در این بخش، اطلاعات پایه‌ای مانند نام شرکت، نوع شخصیت حقوقی، موضوع فعالیت، سرمایه، و مشخصات اعضای هیئت مدیره و سهامداران وارد و ثبت می‌شود.

صحت و دقت این اطلاعات بسیار مهم است زیرا مبنای شناسایی رسمی شرکت در مراجع قانونی و اداری به شمار می‌رود و هرگونه اشتباه ممکن است منجر به مشکلات حقوقی شود.

این اظهارنامه پس از تکمیل باید توسط نماینده قانونی شرکت امضا و تایید شود و سپس از طریق سامانه به سازمان ثبت ارسال گردد.

با پذیرش اظهارنامه، شرکت رسماً به عنوان شخصیت حقوقی شناخته شده و می‌تواند فعالیت‌های خود را در چارچوب قوانین مربوطه ادامه دهد. همچنین این مرحله زمینه‌ساز ثبت تغییرات بعدی شرکت است.

5. پذیرش اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی

اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی مربوط به ثبت دفاتر قانونی شرکت‌ها است که طبق قانون تجارت الزامی می‌باشد.

در این قسمت، شرکت‌ها می‌بایست اطلاعات مربوط به دفاتر روزنامه، کل، دارایی و سایر دفاتر تجارتی خود را به صورت دقیق وارد کنند. این اظهارنامه نشان‌دهنده رعایت نظم و شفافیت در ثبت و نگهداری اسناد مالی و اداری شرکت است.

پس از تکمیل و ثبت اظهارنامه دفتر ثبت تجارتی در سامانه، دفاتر قانونی شرکت به صورت رسمی تایید و قابل استفاده می‌شوند.

این اقدام علاوه بر رعایت قانون، در مواقعی مانند بررسی‌های مالیاتی، شکایات و دعاوی حقوقی بسیار حائز اهمیت است و تضمین‌کننده سلامت عملکرد مالی شرکت محسوب می‌شود.

اهمیت و مزایای استفاده از سامانه

استفاده از سامانه ثبت شرکت‌ها برای پذیرش اظهارنامه‌های اطلاعات عمومی و دفتر ثبت تجارتی باعث تسریع در انجام امور ثبتی، کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت ثبت می‌شود.

همچنین امکان پیگیری آنلاین وضعیت اظهارنامه‌ها، دریافت تاییدیه‌های رسمی و ارسال سریع مدارک به مراجع ذی‌ربط از دیگر مزایای این سامانه است که روند ثبت و به ‌روزرسانی شرکت‌ها را بسیار ساده‌تر کرده است.

نکات و مشکلات رایج در استفاده از سامانه ثبتی و حقوقی irsherkat.ssaa.ir

استفاده از سامانه مذکور برای ثبت شرکت‌ها و امور حقوقی، با وجود امکانات گسترده، گاهی با چالش‌هایی همراه است که دانستن آن‌ها می‌تواند روند کار را تسهیل کند.

1. دقت در تکمیل فرم ها

یکی از نکات مهم، دقت در تکمیل فرم‌ها و بارگذاری مدارک با کیفیت و مطابق با فرمت‌های تعیین شده است.

2. ارسال مدارک با کیفیت پایین یا ناقص

ارسال مدارک ناقص یا با کیفیت پایین می‌تواند باعث تأخیر در بررسی پرونده شود.

3. توجه به زمانبندی‌های مشخص سامانه

کاربران باید به زمان‌بندی‌های مشخص سامانه توجه داشته باشند، چرا که در برخی مواقع به دلیل حجم بالای درخواست‌ها، پاسخ دهی کند می‌شود.

مشکلات رایج در استفاده از سامانه ثبتی و حقوقی

یک سامانه با تمام مزایایی که می‌تواند روند کاری که داخلش دارد صورت می‌گیرد را تسهیل کند، معایب خود را نیز دارد که به بررسی آن‌ها می‌پردازیم؛

1. خطاهای نرم‌افزاری هنگام ثبت اطلاعات

خطاهای نرم‌افزاری هنگام بارگذاری مدارک یا ثبت اطلاعات اشاره کرد که معمولاً با به‌ روزرسانی مرورگر یا استفاده از مرورگرهای توصیه شده قابل رفع است.

2. دسترسی نداشتن به بخش‌های سامانه به دلیل قطعی موقت

گاهی نیز دسترسی به برخی بخش‌های سامانه به دلیل قطعی‌های موقت یا اختلال‌های فنی ممکن است محدود شود. پیشنهاد می‌شود پیش از شروع کار، راهنمای سامانه را به دقت مطالعه کنید و در صورت بروز مشکل، با پشتیبانی فنی سامانه تماس بگیرید تا سریع‌تر راهنمایی شوید.

در نهایت، آشنایی کامل با مراحل ثبت و مدارک مورد نیاز می‌تواند از بروز اشتباهات رایج جلوگیری کند و روند ثبت را سریع‌تر و آسان‌تر نماید.