پیگیری ثبت تغییرات شرکت (استعلام با شناسه ملی)

ثبت تغییرات شرکت چیست و چرا باید پیگیری شود؟

در دنیای تجارت امروز شرکت‌ها ممکن است در هر زمانی و به هر دلیلی نیاز به اعمال تغییرات در ساختار یا اطلاعات ثبتی خود داشته باشند. اما مهم است که بدانید برای ثبت تغییرات شرکت، مراحل قانونی مشخصی وجود دارد که باید آن‌ها را طی کنید. مثلاً باید مدارک لازم را برای ثبت تغییرات تهیه و تکمیل کنید. صورتجلسه تغییرات را تنظیم کنید که باید تمامی اعضای هیئت مدیره و بازرسین شرکت آن را امضا کنند.

همچنین اطلاعات مربوط به تغییرات را باید در سامانه ثبت شرکت‌ها وارد کنید. معمولاً شرکت‌ها در موارد زیر تغییرات خاصی به وجود می‌آورند که باید هرگونه تغییراتی در ساختار، مدیریت، تغییر سهام یا سرمایه‌ی شرکت را به ثبت برسانید تا بتوانید به صورت قانونی به فعالیت‌های خود ادامه بدهید.

• تغییر اساسنامه؛
• تمدید مدت فعالیت شرکت (اضافه بر مدت مقرر)؛
• انحلال شرکت، حتی در مواردی که انحلال به‌واسطه‌ی انقضای مدت شرکت صورت بگیرد؛
• تعیین حساب یا تبدیل شرکا یا خروج برخی از آن‌ها؛
• کاهش یا افزایش سرمایه؛
• تغییر محل یا آدرس شرکت؛
• تغییر حق امضا؛
• تغییر بازرسین؛
• تغییر نام شرکت یا سمت اعضاء؛
• تغییر مدیر یا مدیران شرکت.

صورتجلسه‌ی ثبت تغییرات شرکت

برای ثبت تغییرات شرکت باید صورتجلسه‌ای با عنوان تغییرات شرکت در هر زمینه‌ای که می‌خواهید تنظیم کنید. بنابراین باید جلسه‌ای با حضور تمامی اعضا تشکیل دهید و در مورد تغییرات شرکت گفت‌وگو کنید و به توافق برسید. صورتجلسه ثبت تغییرات تنها با امضای تمامی حاضرین در جلسه رسمیت می‌یابد و قابل استفاده است و این صورتجلسه شامل موارد زیر می‌شود:

عنوان و تاریخ: شروع صورتجلسه با ذکر عنوان کامل شرکت و تاریخ برگزاری جلسه.

حضور و غیاب: اعضای حاضر در جلسه، شامل نام و سمت آن‌ها.

مصوبات قبلی: ارجاع به مصوبات قبلی جلسات قبلی و بررسی وضعیت اجرای آن‌ها.

تغییرات پیشنهادی: شرح دقیق تغییراتی که پیشنهاد شده و برای ثبت شرکت مورد بررسی قرار می‌گیرند. این تغییرات می‌تواند شامل تغییر در اعضای هیئت مدیره، سهامداران، آدرس شرکت، نام شرکت و سایر موارد مرتبط باشد.

بحث و بررسی: بررسی جزئیات هر یک از تغییرات پیشنهادی و بحث درباره مزایا و معایب آن‌ها.

تصمیم‌گیری و تصویب: در این قسمت، تصمیم نهایی درباره تغییرات پیشنهادی گرفته می‌شود. اعضای حاضر در جلسه می‌توانند با تکمیل و امضای صورتجلسه، تغییرات را تصویب کنند.

اجرا و پیگیری: این بخش شامل تعیین مسئولیت‌ها و مهلت‌های زمانی برای اجرای تغییرات مورد تصویب است. همچنین، تعیین نفراتی که مسئول پیگیری و ارسال مدارک به سازمان ثبت شرکت می‌باشند.

امضا و تاریخ: صورتجلسه با امضای اعضای حاضر و تاریخ رسمی برگزاری جلسه خاتمه می‌یابد.

صورتجلسه تغییرات در ثبت شرکت باید با دقت تهیه و نگهداری شود و به عنوان یک سند رسمی در اختیار سازمان ثبت شرکت و سایر مراجع ذینفع قرار گیرد.

‌مدارک ثبت تغییرات شرکت

برای ثبت تغییرات شرکت باید مدارک خود را کاملاً دقیق و درست در سایت اداره ثبت شرکت‌ها بارگذاری نمایید و سپس اصل تمامی مدارک را به همین اداره ارسال نمایید. کوچک‌ترین مشکلی در ارائه مدارک مانعی برای ثبت تغییرات شرکت خواهد بود و این پروسه را طولانی‌تر خواهد کرد. برای ثبت تغییرات شرکت به مدارک زیر نیاز دارید:

1. صورتجلسه تغییرات مجمع عمومی یا هیئت‌مدیره:صورتجلسه‌ها مهم‌ترین مدرک برای ثبت تغییرات شرکت هستند که باید حاوی تمامی تصمیمات اتخاذ شده باشند و به امضای تمامی اعضای شرکت برسند. این مدارک باید با دقت تهیه شوند تا هیچ نقص یا اشتباهی در آن‌ها وجود نداشته باشد.
2. اسناد هویتی مدیران جدید:مدارک شناسایی اعضای جدید هیئت‌مدیره برای تأیید هویت آنان الزامی است و شامل کپی شناسنامه و کارت ملی می‌شود. همچنین اعضای جدید نباید هیچ‌گونه سوءپیشینه کیفری یا مالی داشته باشند.
3. فرم‌های ثبتی:فرم‌های مخصوصی که باید از سایت اداره ثبت شرکت‌ها دانلود کنید و تکمیل شوند، این فرم‌ها اطلاعات دقیق و به‌روز شرکت را شامل می‌شوند.
4. مجوزهای مرتبط (در صورت نیاز):برخی تغییرات نیازمند اخذ مجوز از نهادهای ذی‌ربط است، به‌ویژه اگر شرکت با مجوز خاصی به ثبت رسیده باشد.
5. اساسنامه و آگهی‌های قبلی شرکت:مدارک مرتبط با ثبت اولیه و آخرین تغییرات ثبت شده‌ی شرکت باید ارائه شوند تا اداره ثبت بتواند تمامی تغییرات را بررسی و تائید کند.

مراحل ثبت تغییرات شرکت

برای ثبت تغییرات شرکت باید پس از تنظیم صورتجلسه، اساسنامه جدید شرکت را نیز تنظیم کنید و پس از تهیه تمام مدارک باید به سامانه «اداره ثبت شرکت‌هاhttps://irsherkat.ssaa.ir/Design/EstablishmentRequest/Index.aspx» مراجعه نمایید و از قسمت «ثبت تغییرات» شرکت مدارک خود را بارگذاری کنید. برای ثبت تغییرات شرکت باید مراحل زیر را طی کنید:

۱. اطلاعات صورتجلسه ثبت تغییرات را وارد نمایید.

۲. اطلاعات شرکت مانند «شماره ثبت» را وارد نمایید.

۳. قالب شرکت را وارد نمایید (شرکت سهامی خاص یا شرکت با مسئولیت محدود و غیره).

۴. اطلاعات جلسه‌ای که برای تغییرات شرکت برگزار کرده‌اید را به‌ طور کامل وارد نمایید. ذکر مفاد تصمیمات گرفته‌شده در جلسه مجمع عمومی عادی یا فوق‌العاده نیز الزامی است.

۵. اطلاعات هویتی اشخاص حاضر در جلسه و سِمت آن‌ها (مدیر یا سهامدار) را به طور کامل وارد نمایید.

۶. اطلاعات هویتی مربوط به شرکا را باید به طور کامل وارد نمایید (مخصوصاً اگر می‌خواهید در مدیر یا شرکا تغییراتی به وجود آورید).

۷. مدارک و اسناد لازم مانند اساسنامه و غیره را بارگذاری نمایید.

پس از ثبت نهایی تمام مدارک لازم، باید اصل مدارک و ضمائم را به اداره «ثبت شرکت‌ها» ارسال نمایید و پس از تأیید کارشناسان این اداره باید نسبت به نشر آگهی ثبت تغییرات شرکت اقدام کنید. آگهی ثبت تغییرات را در روزنامه رسمی و روزنامه کثیرالانتشار شرکت منتشر کنید.

ثبت تغییرات شرکت با مسئولیت محدود

ثبت تغییرات شرکت با مسئولیت محدود با تشکیل مجمع عمومی فوق‌العاده آغاز می‌شود که تصمیمات در خصوص تغییرات شرکت در آن گرفته و در صورتجلسه‌ای دقیق ثبت می‌گردد.

صورتجلسه پس از تکمیل و امضا توسط شرکا، در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده و مدارک مربوط به اداره ثبت ارسال می‌شوند. پس از بررسی مدارک و پرداخت هزینه‌های قانونی، آگهی تغییرات در روزنامه رسمی منتشر شده و تغییرات رسمی و معتبر می‌شوند.

توجه به دقت در تنظیم مدارک و ثبت صحیح تغییرات، از بروز مشکلات حقوقی و مالی در آینده جلوگیری می‌کند.

پیگیری و نحوه ثبت تغییرات شرکت

ثبت تغییرات شرکت با در نظر گرفتن مدارک و مراحلی که در بالا برای شما توضیح دادیم به راحتی امکان‌پذیر است. تنها شرط لازم این است که در تهیه مدارک بسیار دقت کنید و از کارشناسان و متخصصین و تجربیات این افراد استفاده کنید تا در آینده با مشکلات قانونی خاصی مواجه نشوید. همان‌طور که گفتیم می‌توانید هرگونه تغییری در نام، ساختار سهامی، هیئت مدیره و سرمایه‌ی شرکت به وجود آورید، به شرطی که تمام این تغییرات را به ثبت برسانید.

باید هزینه ثبت تغییرات را پرداخت کنید و تمامی مدارک را در سامانه‌ی اداره ثبت شرکت‌ها بارگزاری کنید یا اطلاعات خواسته شده را در این سامانه وارد کنید. درنهایت پیگیری ثبت تغییرات از طریق سامانه جامع «ثبت شرکت‌ها» و یا «سایت روزنامه رسمی» انجام می‌گیرد. استعلام و پیگیری تغییرات شرکت به منظور دسترسی به اطلاعات مرتبط با ثبت نهایی صورتجلسه تغییرات است.

برای پیگیری تغییرات ثبت تغییرات شرکت و دریافت صورتجلسه، باید شرایط زیر را رعایت کنید:

ثبت نهایی صورتجلسه تغییرات: نماینده قانونی شخصیت حقوقی باید صورت جلسه تغییرات را در سامانه ثبت شرکت‌‌ها ثبت کند و سپس ثبت نهایی را با دریافت کد رهگیری و ارائه مدارک لازم به اداره ثبت شرکت‌ها انجام دهد.

ارائه شماره پیگیری ثبت شرکت: برای دریافت صورتجلسه تغییرات، باید شماره پیگیری شرکت را ارائه کنید. در صورت عدم دسترسی به شماره پیگیری، می‌توانید از قسمت فراموشی شماره پیگیری استفاده کنید.

برای پیگیری ثبت تغییرات شرکت از طریق روزنامه رسمی باید نام شرکت را وارد کنید و هیچ نیازی به کد رهگیری ندارید. همچنین، هر شخصی می‌تواند از طریق روزنامه رسمی تغییرات ثبت شرکت را استعلام کند و نیازی به نماینده شرکت ندارد.

راهنمای ثبت تغییرات شرکت

یکی از نکات مهم  در خصوص ثبت تغییرات شرکت این است که تا زمانی که این تغییرات به صورت رسمی در سامانه ثبت شرکت‌ها ثبت و در روزنامه رسمی منتشر نشوند، از نظر قانونی معتبر نیستند و سازمان‌ها، بانک‌ها و نهادهای دولتی آن‌ها را به رسمیت نمی‌شناسند.

برای ثبت تغییرات شرکت لازم است پیش از هر اقدامی، باید تمامی اعضای شرکت با تغییرات موردنظر موافقت کنند. پس از کسب موافقت، مراحل زیر انجام می‌شود:

۱. تشکیل جلسه و تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت

بسته به نوع تغییر، جلسه می‌تواند مربوط به هیئت‌مدیره، مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق‌العاده باشد. در این جلسه، تصمیمات شرکت به صورت رسمی صورتجلسه می‌شود.

۲. تهیه مدارک شناسایی اعضا و سهامداران

ارائه کپی مدارک شناسایی اعضای شرکت کفایت می‌کند و نیازی به برابر اصل کردن مدارک یا دریافت استعلام عدم سوءپیشینه نیست.

۳. ارائه اساسنامه شرکت

نسخه‌ای از اساسنامه فعلی شرکت باید در مدارک ثبت تغییرات قرار گیرد تا مبنای بررسی و اصلاح باشد.

۴. ارائه روزنامه رسمی شرکت

آخرین روزنامه رسمی مربوط به ثبت شرکت یا آخرین تغییرات آن نیز باید ضمیمه مدارک شود.

توجه شود که اگر صورتجلسه تغییرات تنظیم و حتی توسط اعضا امضا شده باشد، اما در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها ثبت و در روزنامه رسمی منتشر نشده باشد، از نظر مراجع رسمی فاقد اعتبار است.

برای مثال، در صورتی که اعضای هیئت‌مدیره جدید تعیین شوند ولی این تغییرات ثبت نشده باشد، همچنان اعضای قبلی از نظر قانونی مسئول شناخته می‌شوند.

مراحل پیگیری ثبت تغییرات شرکت

بنابراین هر کسی با مراجعه به سایت‌های رسمی و به صورت آنلاین می‌تواند تغییرات شرکت خود یا شرکت‌های دیگر را پیگیر شود. معمولاً افراد هنگام انجام معامله تجاری و یا عقد قرارداد پیگیر ثبت تغییرات دیگر شرکت‌ها می‌شوند تا اطمینان حاصل کنند که شرکت مذکور تغییرات شرکت را به ثبت رسانده و به صورت قانونی و شفاف به فعالیت می‌پردازد.

بنابراین می‌توانید برای استعلام و پیگیری ثبت تغییرات شرکت از طریق سامانه‌های مختلف اقدام کنید با به دفتر ثبت شرکت مراجعه کنید. برای این‌کار باید فرم درخواست استعلام را تکمیل کنید و به دفتر ثبت شرکت‌ها ارسال نمایید. پس از ارسال می‌توانید وضعیت درخواست را پیگیری کنید و منتظر نتایج بمانید. درنهایت دفتر ثبت شرکت به شما اطلاعات مورد نظر درباره‌ی تغییرات ثبت شده را خواهد داد.

برای پیگیری و استعلام تغییرات شرکت می‌توانید در قدم اول به سایت روزنامه رسمی جمهوری اسلامی مراجعه کنید. در صفحه‌ی اصلی این است گزینه‌ی «آگهی‌های قانونی» را انتخاب کنید و در این صفحه می‌توانید با جست‌وجوی نام شرکت مورد نظرتان، آگهی‌های ثبت تغییرات را مشاهده کنید. همچنین می‌توانید طی تمامی این مراحل را به کارشناسان حقوقی ثبت نوول بسپارید تا در سریع‌ترین زمان ممکن اطلاعات مورد نظرتان را دریافت کنید.

پیگیری صورتجلسه تغییرات شرکت

چرا باید از استعلام ثبت تغییرات شرکت استفاده کنیم؟

صورتجلسه تغییرات شرکت اهمیت بسیار بالایی دارد و باید حتماً در سامانه‌ی ثبت شرکت‌ها به ثبت برسد. سامانه اداره ثبت شرکت‌ها این امکان را برای افراد فراهم کرده است که بدون مراجعه‌ی حضوری و با استفاده از نام شرکت یا شماره‌ی ثبت شرکت، بتوانند وضعیت ثبت تغییرات را استعلام و پیگیری کنند. ولی دریافت صورتجلسه تغییرات تحت شرایط خاصی امکان‌پذیر است.

متقاضیانی که می‌خواهند صورتجلسه را دریافت کنند باید طبق شرایط خاصی ثبت تغییرات شرکت را پیگیری کنند تا بتوانند صورتجلسه‌ی تغییرات را از سامانه‌ی مربوط به ثبت شرکت‌ها دریافت کنند.

هزینه ثبت تغییرات شرکت بسته به چند عامل می‌تواند متغیر باشد. مهمترین معیار‌ها شامل نوع و میزان تغییرات به طور مثال تغییر آدرس یا افزایش سرمایه، تعداد صورتجلسات و مراحل اداری مورد نیاز، هزینه درج آگهی در روزنامه رسمی، نوع شرکت که سهامی خاص یا با مسئولیت محدود است، محل ثبت شرکت و در نهایت حق‌الزحمه مؤسسات خدمات ثبتی است.

همچنین اگر مدارک ناقص یا فرآیند پیچیده‌تر باشد، هزینه نهایی افزایش می‌یابد. به طور کلی، هرچه تغییرات گسترده‌تر و رسمی‌تر باشد، هزینه ثبت آن نیز بیشتر خواهد بود.

مشاوره ثبت تغییرات شرکت

اکثر صاحبان کسب‌وکار برای ثبت تغییرات شرکت بدون مشکل، اخذ مشاوره ثبت تغییرات شرکت انجام می‌دهند. ثبت تغییرات شرکت دارای روندی ساده اما نکات ضروری است که پیشنهاد می‌شود با اخذ مشاوره از کارشناسان حقوقی ثبت تغییرات شرکت را می‌توان به نحو احسن انجام داد.

برخی از موسسات حقوقی، در خصوص اخذ مشاوره مبلغی دریافت می‌نمایند که ممکن است برای متقاضیان خوشایند نباشد. یکی از موسسات حقوقی که خدمات مشاوره ثبت تغییرات شرکت بدون اخذ مبلغ اضافه ارائه می‌دهد، نوول ثبت است. موسسه حقوقی نوول ثبت با ارائه مشاوره رایگان برای تمامی خدمات ثبتی و حقوقی، این شرایط را برای آگاه‌سازی مشتریان خود فراهم کرده است. 

برای اخذ مشاوره ثبت تغییرات شرکت با نوول ثبت با شماره تماس پایین صفحه کارآفرینان می‌توانند تماس بگیرند.

استعلام تغییرات شرکت اقدامی استراتژیک برای شرکت

می‌توانید با کمک استعلام و پیگیری ثبت تغییرات شرکت، از وضعیت تغییرات شرکت خود مطلع شوید و اطمینان حاصل کنید که تغییرات به صورت درست و قانونی به ثبت رسیده است. همچنین با کمک این گزینه‌ها می‌توانید در صورت همکاری با دیگر شرکت‌ها، از تغییرات آن‌‌ها نیز آگاه شوید و اطمینان حاصل کنید که این شرکت‌ها نیز به صورت درست و قانونی پیش می‌روند و اطلاعات خود را به روز می‌کنند.

اگر فکر می‌کنید فرآیند پیگیری ثبت تغییرات شرکت برایتان سخت و پیچیده است، پیگیری و استعلام ثبت تغییرات شرکت را به کارشناسان حقوقی ثبت نوول بسپارید تا در سریع‌ترین زمان ممکن به نتیجه‌ی دلخواه‌تان برسید.

سوالات متداول

از کجا می‌توان تغییرات شرکت را استعلام گرفت؟

از طریق سایت روزنامه رسمی کشور (rrk.ir) با وارد کردن نام یا شماره ثبت شرکت، می‌توانید همه تغییرات منتشرشده را می‌توان مشاهده کرد.

آیا استعلام از اداره ثبت شرکت‌ها هم ممکن است؟

بله، در سامانه شناسه ملی اشخاص حقوقی (ilenc.ir) می‌توان اطلاعات و آخرین تغییرات شرکت را بررسی کرد.

اگر تغییرات در روزنامه رسمی منتشر نشود، معتبر است؟

خیر، تا زمانی که تغییرات در روزنامه رسمی آگهی نشود، از نظر قانونی اعتبار ندارد.