اعلام رفع نقص مدارک به متقاضی ثبت شرکت (نمونه نامه)

اعلام رفع نقص مدارک به متقاضی ثبت شرکت به چه صورت است ؟

پس از بررسی کارشناسی، چنانچه مورد تقاضای ثبت شرکت منطبق با مقررات نبوده یا نقض در مستندات و مدارک ملاحظه شود، مراتب جهت رفع نقص مطابق تبصره ماده 1 به متقاضی اطلاع داده می شود.

متقاضی مکلف است ظرف مدت 30 روز نسبت به رفع نواقص اعلام شده اقدام نماید. در غیر این صورت مدارک و مستندات ارسالی از طریق پست اعاده و ادامه رسیدگی به مورد تقاضا، منوط به ورود مجدد اطلاعات به سامانه و اخذ کد پیگیری جدید می باشد.

نمونه نامه درخواست رفع نقص ثبت شرکت

در فرآیند ثبت شرکت‌ها، ممکن است پس از ارسال مدارک اولیه و صورتجلسات، اداره ثبت شرکت‌ها با بررسی مدارک ارسالی، نواقصی در مستندات تشخیص دهد. در چنین مواردی، ابلاغیه‌ای تحت عنوان «رفع نقص» صادر می‌شود که در آن به صورت دقیق موارد نیازمند اصلاح یا تکمیل ذکر شده است. برای پیگیری مجدد پرونده، مؤسسان یا نماینده قانونی شرکت باید با تنظیم نامه‌ای رسمی و ارسال مدارک اصلاح‌شده، درخواست بررسی مجدد و ادامه مراحل ثبت را ارائه دهند.

در زیر نمونه نامه درخواست رفع نقص ثبت شرکت آمده است:

به: اداره محترم ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری
از: شرکت در شرف تأسیس / ثبت‌شده [نام کامل شرکت]
موضوع: درخواست رفع نقص

با سلام

احتراماً، پیرو ابلاغیه نقص صادره از آن اداره محترم مربوط به صورتجلسه مورخ ………… ساعت ………… با شماره پیگیری ………………، بدین‌وسیله به استحضار می‌رساند مدارک مربوط به رفع نقص اعلام‌شده، مطابق با مفاد ابلاغیه، تهیه و اصلاح گردیده و به پیوست این نامه جهت بررسی مجدد تقدیم حضور می‌گردد.

خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به ادامه روند ثبت و صدور آگهی تأسیس شرکت اقدام لازم مبذول گردد.

با احترام
شرکت: [نام کامل شرکت]
امضای مؤسسین یا نماینده قانونی
تاریخ: …………
شماره تماس: …………

پیوست‌ها:
۱. مدارک اصلاح‌شده مربوط به نقص اعلامی
۲. کپی نامه نقص
۳. سایر مستندات موردنیاز

کارشناسان ثبت نوول با دانش حقوقی و تخصص فنی خود در تمامی مراحل ثبت و پیگیری رفع نقص، در کنار متقاضیان هستند. در صورت مواجهه با ابلاغیه نقص، می‌توانید با مشاوران مجموعه تماس بگیرید و از راهنمایی گام‌به‌گام آن‌ها بهره‌مند شوید. ثبت نوول با سال‌ها تجربه در حوزه امور ثبتی، به شما در تنظیم نامه رسمی، آماده‌سازی مدارک صحیح و پیشگیری از رد درخواست کمک می‌کند.

برای دریافت مشاوره فوری با کارشناسان نوول، تماس بگیرید یا از طریق سایت ثبت نوول درخواست خود را ثبت نمایید.

مراحل رفع نقص ثبت شرکت در سامانه ثبت شرکت‌ها

در ادامه تمامی مراحل رفع نقص ثبت شرکت در سامانه ثبت شرکت‌ها به صورت گام‌به‌گام آورده شده است:

1. ورود به سامانه ثبت شرکت‌ها

برای رفع نقص، ابتدا باید وارد سامانه ثبت شرکت‌ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir شوید. در این مرحله با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور خود، وارد حساب کاربری‌تان شوید. این حساب همان حسابی است که موقع ثبت اولیه شرکت ایجاد کرده‌اید.

2. مشاهده دلایل نقص

پس از ورود به پرونده، با ورود به قسمت پیگیری درخواست‌ها یا ابلاغیه‌ها، می‌توانید وضعیت جاری پرونده خود را مشاهده کنید. در صورتی که پرونده دارای ایراد یا کمبود مدارک باشد، سامانه با صدور ابلاغیه رفع نقص، جزئیات کامل موارد مورد اعتراض یا نقص را به صورت دقیق و مرحله‌به‌مرحله اعلام می‌کند.

3. ویرایش اطلاعات و بارگذاری مجدد مدارک

در این مرحله باید اطلاعات اشتباه را اصلاح کنید و مدارک جدید و کامل را بارگذاری کنید.

4. ثبت نهایی و ارسال مجدد پرونده

بعد از انجام تمام اصلاحات و دریافت اطمینان از رفع کامل ایرادات، پرونده را مجدد ارسال می‌کنید. در این مرحله، پرونده شما دوباره توسط کارشناس اداره ثبت بررسی می‌شود.

اشتباهات رایج در ثبت درخواست رفع نقص

برای رفع نقص چندین نکته کلیدی وجود دارد که رعایت نکردن آن‌ها موجب طولانی شدن روند ثبت شرکت یا رد درخواست می‌گردد. در اینجا به بررسی اشتباهات رایج در ثبت درخواست رفع نقص اشاره می‌کنیم:

• عدم تطابق اطلاعات با مدارک رسمی
  یکی از رایج‌ترین خطاها در زمان ثبت درخواست رفع نقص، ناهماهنگی میان اطلاعات وارد‌شده در سامانه و مدارک رسمی شرکت است. شماره ثبت، تاریخ ابلاغیه، نام کامل شرکت و حتی جزئیاتی مانند نوع شخصیت حقوقی باید دقیق مطابق با اطلاعات درج‌شده در اسناد ثبتی و ابلاغیه رسمی باشند.
• ارسال ناقص مدارک و مستندات
  ارسال مدارک ناقص یا جا ماندن یکی از پیوست‌های الزامی از دیگر اشتباهات رایج در روند رفع نقص است. پیشنهاد می‌شود قبل از ثبت نهایی، از طریق یک چک‌لیست، تکمیل بودن تمامی مدارک و پیوست‌ها بررسی شود.
• تاخیر در ارسال درخواست رفع نقص
  رعایت مهلت قانونی برای ارسال مدارک از اهمیت بالایی برخوردار است. طبق مقررات اداره ثبت، معمولا پس از صدور ابلاغیه رفع نقص، متقاضی تنها تا 30 روز مهلت محدودی دارد تا مدارک را ارسال کند.
• عدم پیگیری وضعیت پس از ارسال
  بسیاری از کاربران پس از ارسال درخواست رفع نقص، پیگیری‌های مورد نیاز را انجام نمی‌دهند. در صورتی که بررسی کارشناسان ممکن است منجر به صدور ابلاغیه جدید یا درخواست مدارک تکمیلی شود.
  عدم پیگیری منظم وضعیت در سامانه ثبت شرکت‌ها، موجب طولانی شدن فرآیند و توقف غیرضروری پرونده خواهد شد.
  بهتر است وضعیت پرونده در بازه‌های منظم بررسی و در صورت اعلام ایراد جدید، بلافاصله اقدامات اصلاحی انجام شود.

مدارک و مدت زمان لازم برای ثبت شرکت

جهت کسب اطلاعات بیشتر درباره ی مدارک و مدت زمان لازم برای ثبت شرکت می توانید به مقاله آن مراجعه کنید و اطلاعات لازم را کسب کنید.

مرجع ثبت شرکت های مرکز استان جهت ثبت تغییرات مربوط به ثبت شرکت و مؤسسات غیر تجاری که در گذشته در مرجع ثبتی غیر از شهرستان مرکز استان به ثبت رسیده اند.

در ابتدا پرونده مربوط را از مرجع ثبت کننده مطالبه و مراحل ثبت تغییرات را مطابق ضوابط انجام خواهد داد. اداره ثبت شهرستان ثبت کننده شخص حقوقی مکلف است ظرف یک هفته با شماره گذاری اوراق پرونده مربوط، نسبت به ارسال آن به مرجع ثبت شرکت های مرکز استان اقدام نماید.

مرجع ثبت شرکت های مرکز استان مکلف است قبل از اقدام نسبت به اسکن و داده آمایی پرونده واصله اقدام نماید.

بررسی کارشناسی تأیید و تعیین نام اشخاص حقوقی مورد تقاضای مراحل ثبت تأسیس شرکت یا تغییر نام، توسط مرجع ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجاری مرکز استان با رعایت مقررات انجام می پذیرد. (مواد ۶-۴ دستورالعمل)